Gestione del Tempo

Imparare a dire no: un ottimo alleato per la gestione del tempo

Gestione del tempo: come promesso nell’articolo della settimana scorsa, oggi affrontiamo un tema che sono sicura toccherà da vicino anche te: imparare a dire no.

Ti capita spesso di dire frasi come “non sono riuscito a concludere perché in ufficio è arrivato un cliente…” oppure “ho ricevuto una chiamata che mi ha fatto perdere un sacco di tempo!” o ancora “il capo mi ha bloccata in ufficio e ho fatto tardi per la palestra”? 

Se la risposta è sì, allora hai un problema. Niente di grave, per carità, ma se hai difficoltà a gestire il tempo che dedichi alla tua attività perché le persone che ti girano attorno (il tuo capo, il tuo socio, tua madre, il cliente che arriva all’improvviso, ecc) pretendono che tu sia sempre disponibile, allora dovresti lavorare sulla tua capacità di dire no.

Dire no a qualcuno, soprattutto se legato all’ambito professionale o familiare, crea spesso un forte disagio, un senso di colpa per aver ignorato una richiesta di aiuto: significa essere egoisti, pensare solo al proprio benessere. Dire sì, invece, significa mettersi a disposizione, aiutare gli altri, fare del bene, prendersi cura della famiglia o del contesto lavorativo. Questa è la nostra percezione sulla disponibilità verso gli altri. Ed è, mi spiace dirtelo, una percezione errata, che ti porterà, pian piano, alla cattiva gestione del tempo professionale e privato. 

Come fare, quindi, a dire no quando ci rendiamo conto che stiamo mettendo a rischio la gestione del nostro tempo? 

Vediamo insieme come migliorare le tue performance professionali (e perché no, anche personali) imparando a dire no!

📌 Primo passo: Tieni sempre presente i tuoi obiettivi.

Se hai già una buona organizzazione del tuo tempo e ogni giorno hai una tabella di marcia ben definita, allora devi dire no a tutte le interferenze (richieste, telefonate infinite, imprevisti delle altre persone) che non sono in linea con gli obiettivi e le mete che ti sei prefissato. Ti faccio un esempio: io lavoro da casa, questo significa che, per la percezione delle persone che fanno parte della mia vita, io posso interrompere il lavoro quando voglio, dedicarmi ad altro e poi riprenderlo. Niente di più sbagliato. Se sto lavorando e arriva la telefonata di un’amica che mi vuole raccontare come ha trascorso il weekend, ho due possibilità: a) rispondere e mettermi a sua completa disposizione, in ascolto; b) rispondere ma dire subito “ti richiamo stasera dopo le 18:00, se sei libera, ora sto lavorando!”. Sino a qualche tempo fa anche io avrei reagito come nella possibilità a). Avrei risposto ma poi avrei dovuto lavorare sino a tardi per recuperare il tempo perso. Ora, invece, seguo sempre la modalità b) e questo mi porta a due grandi risultati: ottimizzo il mio tempo e aiuto le persone che fanno parte della mia vita a capire qual è la mia organizzazione quotidiana.

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📌 Secondo passo: Non puoi occuparti di tutto.

Uno degli errori più frequenti in ambito professionale, soprattutto quando si è zelanti e attenti al più piccolo dettaglio, è credere di poter fare tutto. Niente di più sbagliato! In questo modo non voglio abbassare la tua autostima dicendoti che non puoi fare tutto ma voglio solo farti notare che se hai fissato degli obiettivi giornalieri, settimanali o mensili, devi rimanere fortemente focalizzato sui tuoi obiettivi e lasciare andare tutto il resto. Se a questa affermazione ti viene da rispondere “nel mio lavoro, però, spesso devo gestire le urgenze!” allora dovresti fare qualche passo indietro e capire se veramente stai gestendo al meglio il tuo tempo. A meno che tu non lavori al Pronto Soccorso, sono sicura che le tue urgenze spesso e volentieri sono in realtà interferenze. Ricorda che dire no non significa sganciarsi dalle proprie responsabilità e chiudere la porta in faccia a qualcuno: significa solo fare del bene a te stesso e lavorare per priorità.

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📌 Terzo passo: evita di accettare impegni che non puoi mantenere. 

La paura di dire no ti può portare a ritrovarti con un carico di compiti da svolgere o di responsabilità che sono oltre la tua portata. Questo, soprattutto se per te è una costante, può portarti grande stress e corse infinite, all’inseguimento di qualcosa che non fa neanche parte del tuo progetto. Prima di accettare un impegno o un nuovo progetto, informati sulla data di scadenza: se è troppo a ridosso o se interferisce con quello che stai già portando avanti, allora non accettare! Lascia perdere! Oltre a rischiare di perdere di vista i tuoi obiettivi primari, rischi di fare una brutta figura con un nuovo cliente o con chi ti ha chiesto di svolgere il compito. Meglio essere sinceri e dire “non posso rispettare questa data di scadenza per impegni già presi” che ritrovarti a gestire un lavoro all’ultimo minuto e rimetterci in serenità e ore di sonno. Inoltre, diffida da quei clienti che alla tua domanda “per quando le servirebbe questo lavoro?” rispondono “per ieri!”: se accetti il lavoro, stai caricando sulle tue spalle una grossa responsabilità. Fossi in te, eviterei! 😉

Ora che sei arrivato sino a qui voglio farti una domanda: come te la cavi con la gestione del tempo? Riesci a portare avanti i tuoi impegni professionali o personali con serenità o arrivi in affanno e stressato? Scrivi la tua esperienza nei commenti, sarà utile confrontarci!

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