Gestione del Tempo

Il segreto per una corretta gestione del tempo? La delega!

Se hai un’azienda, sei un artigiano o un libero professionista, tutti i giorni, sicuramente, ti scontrerai con mille cose da fare e con poco tempo a disposizione. Hai mai pensato che la soluzione potrebbe essere delegare alcune delle tue funzioni ai tuoi collaboratori?

È l’argomento più spinoso per chi è abituato a lavorare da solista. Frasi come “chi fa da sé fa per tre” oppure “impiego più tempo a spiegarlo che a farlo”, sono all’ordine del giorno per ogni imprenditore che ha investivo tempo, energie e denaro nella propria attività. Allo stesso tempo, però, è un metodo efficace per arrivare a una gestione del tempo aziendale serena e produttiva. 

Delegare ad altri compiti importanti, anche se sono collaboratori da molto tempo, mette alla prova qualsiasi imprenditore, perché alla base di questa operazione sta un valore difficile da raggiungere: la fiducia.

Aver fiducia nel proprio team è fondamentale non solo per creare un ambiente di lavoro sano e vivibile ma anche per gestire il tempo in modo efficace e produttivo. 

Ti ritrovi nelle situazioni descritte sino a ora? Vorresti migliorarti sotto questo aspetto per una corretta gestione del tempo? Oggi ho per te qualche consiglio che ti aiuterà a inserire la delega nella quotidianità. Pronto? Seguimi…

Per iniziare a muovere i primi passi verso una nuova vita professionale, più leggera e meno frenetica, devi prima compiere due importanti passi. Ritagliati un paio d’ore per stare solo nel tuo ufficio, rilassati e rifletti su questi due aspetti:

  • Mansioni che puoi delegare: quali sono le operazioni che svolgi quotidianamente o quasi, che ti richiedono un investimento di tempo ed energie? Fai una lista e poi fai una valutazione logica e razionale: se ben istruito e guidato (almeno all’inizio) quali operazioni può compiere qualcun altro a posto tuo? In questa fase cerca di essere molto sincero con te stesso e soprattutto umile: anche tu hai imparato a fare quello che fai, e come te anche altri possono imparare.
  • Collaboratori fidati: all’interno del tuo team, chi sono le persone sulle quali hai più fiducia? Chi, secondo te, ha gli strumenti (preparazione, motivazione, versatilità) per aiutarti in compiti che non ha mai svolto? Anche in questa fase, come in quella precedente, vige la sincerità: analizza uno per uno i tuoi collaboratori, parla con loro, accertati delle loro capacità e cerca di capire in cosa possono esserti utili.

I due aspetti appena analizzati sono tra i più importanti di tutto il processo di delega ma, allo stesso tempo, i più difficili. Perché? Perché in questa fase dovrai essere molto sincero con te stesso. Se hai difficoltà a delegare, probabilmente hai già provato ma è andata male. Può essere che nel passato qualcuno abbia portato avanti dei compiti al posto tuo nel modo errato, o comunque non conforme alla tua idea. 

Chiaramente questa situazione può esserti capitata e ti capiterà ancora. Devi però avere pazienza, fiducia e aiutare chi può aiutarti. Difficile? Sì, è vero, ma non impossibile.

Alla fiducia sono legati altri due aspetti importanti se vuoi imparare a delegare alcuni compiti e a gestire il tempo in modo efficace e produttivo:

  • Formazione del personale: è un compito arduo, a volte snervante. Ma sta alla base della delega. Una volta individuate le mansioni che puoi delegare e le persone giuste per te, dovrai ritagliarti del tempo per insegnare loro ciò che dovranno fare. Dovrai avere pazienza, perché quello che per te è semplice e automatico, non lo è di certo per chi approccia per la prima volta a queste nuove mansioni. Le ore che dedicherai a formare nuove persone non è tempo perso, casomai stai investendo tempo che in futuro risparmierai! È un nuovo punto di vista, non credi?
  • Concentrati sull’obiettivo: una volta che avrai delegato un’operazione, che avrai insegnato alla persona di fiducia cosa deve fare, il tuo compito sarà concentrarti sull’obiettivo da raggiungere. Un errore che spesso si compie in questa fase è legato al controllo della procedura: ognuno può arrivare allo stesso obiettivo in modo differente. Dai ai tuoi collaboratori la libertà di agire secondo la propria preparazione, tu continua a monitorare ma silenziosamente, e aspetta il risultato. Se si arriverà all’obiettivo, avrai imparato che il tuo metodo, il tuo modo di lavorare non è l’unico!

A questo punto siamo arrivati alla fine di tutto il processo di delega che ti permetterà un’efficiente gestione del tempo aziendale. Hai individuato le mansioni da delegare e le persone che fanno al tuo caso, hai dato loro fiducia, le hai formate e hai osservato i loro passi senza intrometterti. Ora è arrivato il momento di svolgere un compito importante e delicato:

  • Feedback: i tuoi collaboratori avranno bisogno di capire se il loro operato è stato corretto o meno. A questo punto, quindi, dovrai dare loro un tuo parere su come hanno gestito tutte le operazioni e su quali sono stati i risultati. Probabilmente avranno fatto qualche errore: sii clemente, anche tu all’inizio avrai sbagliato parecchie cose. Analizza con loro quali sono i punti deboli e aiutali a rafforzarli. Ricordati però di sottolineare con la stessa enfasi anche i punti di forza: tutto ciò che è stato portato a termine in modo corretto dovrà essere riconosciuto e lodato! Solo così il tuo team di lavoro troverà la motivazione per correggere i propri errori e migliorarsi.

Spero di averti dato qualche strumento per fare piccoli passi in avanti: pensa a come cambierebbe in positivo la tua gestione del tempo se avessi a disposizione persone fidate alle quali delegare compiti che ti monopolizzano un sacco di tempo!

Hai mai provato? Che tipo di esperienza hai con la delega? Scrivilo nei commenti qui sotto, sarà un modo per confrontarci e imparare qualcosa di nuovo!

 

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